Workflow Automatisierung für Unternehmen

Prozessautomatisierung für Unternehmen

Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Geschäftsabläufe, die bisher manuell ausgeführt werden, mit KI und Software. OptiAI automatisiert Prozesse für Unternehmen in Wien und im gesamten DACH-Raum – von der Rechnungsprüfung bis zur Datenübertragung zwischen Systemen. Wer repetitive Aufgaben automatisiert, senkt Fehlerquoten, beschleunigt Abläufe und gibt Mitarbeitern Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten zurück.

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Was Prozessautomatisierung leistet

Prozessautomatisierung übernimmt die Aufgaben, die in einem Unternehmen am häufigsten wiederkehren und am meisten Zeit binden. Die KI erfasst Daten, verarbeitet Dokumente, überträgt Informationen zwischen Systemen und löst Freigaben aus. Die Abläufe werden in Ihre bestehende IT eingebettet, nicht parallel dazu.

Repetitive Aufgaben automatisieren

Aufgaben, die immer wieder nach dem gleichen Muster ablaufen – Dateneingabe, Datenübertragung, Kopieren zwischen Systemen – werden automatisiert. Die KI übernimmt den Ablauf, Ihre Mitarbeiter müssen nur noch Ausnahmen prüfen.

Dokumentenverarbeitung

Rechnungen, Bestellungen und Belege werden automatisch erfasst, klassifiziert und an die richtigen Stellen weitergeleitet. Die Daten werden direkt in Ihre Systeme übernommen, ohne manuelles Abtippen.

Systemanbindung

Die automatisierten Abläufe werden an Ihre bestehenden Systeme angebunden – ERP, CRM, Buchhaltung oder individuelle Datenbanken. Daten fließen zwischen den Systemen, ohne Medienbrüche.

Freigaben und Benachrichtigungen

Freigabeläufe, Erinnerungen und Benachrichtigungen werden automatisiert ausgelöst. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten die Information zum richtigen Zeitpunkt, ohne dass jemand den Termin überwachen muss.

Die Automatisierung beginnt nicht bei null. Sie knüpft an die Systeme an, die Ihr Team bereits nutzt, und ergänzt sie um automatisierte Abläufe. Wer die automatisierten Prozesse anschließend um KI-Komponenten wie Chatbots oder Dokumentenanalyse erweitern will, findet auf der Seite zur KI-Integration in bestehende IT-Systeme weitere Ansätze.

Für wen sich Prozessautomatisierung eignet

Prozessautomatisierung lohnt sich, wenn Abläufe sich wiederholen, klar beschreiben lassen und mehrere Systeme beteiligt sind. Konkret betrifft das:

Hoher manueller Aufwand bei Standardabläufen

Wer einen großen Teil der Arbeitszeit mit wiederkehrenden manuellen Aufgaben wie Rechnungsprüfung oder Datenübertragung verbringt, gewinnt durch Automatisierung Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten.

Mehrere Systeme mit Medienbrüchen

Wenn Daten zwischen mehreren Systemen manuell kopiert werden müssen, entstehen Medienbrüche. Die Automatisierung verbindet die Systeme und übernimmt den Datentransfer automatisch.

Typische Branchen sind produzierendes Gewerbe mit Bestell- und Rechnungsabwicklung, Dienstleister mit hohem Dokumentenaufkommen sowie Handelsbetriebe mit Datenpflege zwischen Shop, Lager und Buchhaltung. Unternehmen mit sehr geringem Prozessvolumen oder stark individuellen, nicht wiederkehrenden Abläufen profitieren weniger. Ob sich eine Automatisierung in Ihrem Fall lohnt, klären wir in einem kurzen Gespräch – ehrlich und ohne Verpflichtung.

Wie die Einführung abläuft

Die Einführung folgt vier Phasen. Wir beginnen mit einem Pilotprozess, liefern schnell ein sichtbares Ergebnis und erweitern dann schrittweise.

Prozessanalyse

Wir erfassen die Prozesse, die automatisiert werden sollen, inklusive beteiligter Systeme, Datenquellen und Ausnahmen. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.

Pilotautomatisierung

Wir beginnen mit einem Pilotprozess, der schnell ein sichtbares Ergebnis liefert. Die Automatisierung wird an Ihre Systeme angebunden und mit echten Daten getestet.

Erweiterung

Nach dem erfolgreichen Pilot erweitern wir die Automatisierung auf weitere Prozesse. Bestehende Abläufe werden schrittweise ergänzt und miteinander verknüpft.

Betrieb und Optimierung

Nach dem Go-Live überwachen wir die automatisierten Abläufe, werten Fehler und Ausnahmen aus und nehmen Nachjustierungen vor. Sie erhalten regelmäßig eine Auswertung der automatisierten Prozesse.

Was Prozessautomatisierung kostet

Die Kosten für Prozessautomatisierung setzen sich aus zwei Bestandteilen zusammen: einer einmaligen Einrichtung für Analyse, Konfiguration und Systemanbindung, und einer laufenden Betriebspauschale für Hosting, Wartung und Optimierung.

Die Höhe der Einrichtung richtet sich nach der Anzahl der zu automatisierenden Prozesse, der Komplexität der Systemanbindung und dem Grad der KI-Integration. Die laufende Pauschale orientiert sich am Umfang der automatisierten Abläufe und der Anzahl angebundenen Systeme. Konkrete Preise nennen wir im individuellen Angebot, nachdem wir Ihre Prozesse erfasst haben.

Wenn Sie die Automatisierung mit weiteren Leistungen kombinieren – etwa dem KI-Telefonassistent für automatisierte Anrufannahme oder der Kostenoptimierung für Betriebsausgaben – können sich Synergieeffekte bei den Kosten ergeben. Das Erstgespräch zur Bedarfsanalyse ist kostenlos und unverbindlich.

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Abgrenzung zu klassischer Software-Entwicklung und RPA

KI-basierte Prozessautomatisierung unterscheidet sich sowohl von klassischer Software-Entwicklung als auch von Robotic Process Automation. Die Abgrenzung hilft bei der Entscheidung, welcher Ansatz zum jeweiligen Anforderungsprofil passt.

Abgrenzung zu klassischer Software-Entwicklung

Klassische Softwareentwicklung automatisiert Abläufe durch fest programierte Regeln. Jede Ausnahme muss im Voraus bekannt und einprogrammiert sein. KI-basierte Prozessautomatisierung verarbeitet auch unstrukturierte Eingaben wie freie Rechnungstexte oder abweichende Formate, lernt aus Korrekturen und passt sich an. Das reduziert den Pflegeaufwand bei veränderlichen Abläufen.

Abgrenzung zu RPA

Robotic Process Automation (RPA) ahmt menschliche Eingaben an Benutzeroberflächen nach. Sie bricht ab, sobald sich eine Oberfläche ändert. KI-basierte Automatisierung greift direkt über Schnittstellen und Daten auf und ist robuster gegenüber Oberflächenänderungen. Wo RPA sinnvoll ist, kombinieren wir beide Ansätze.

Wo eine reine Automatisierung nicht ausreicht, ergänzen wir KI-Komponenten. Eine Übersicht über die Kombinationsmöglichkeiten findet sich auf der Seite aller OptiAI-Leistungen für Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Antworten auf die häufigsten Fragen zur Prozessautomatisierung, zur Einführung und zu den Kosten.

Prozessautomatisierung übernimmt wiederkehrende Geschäftsabläufe mit Software und KI, die bisher manuell ausgeführt wurden. Das betrifft Aufgaben wie Rechnungsprüfung, Dateneingabe, Datenübertragung zwischen Systemen oder Benachrichtigungen. Ziel ist es, repetitive Aufgaben zu automatisieren, Fehler zu senken und Mitarbeitern Zeit für anspruchsvollere Tätigkeiten zu geben.

Prozessautomatisierung eignet sich für mittelständische Unternehmen mit Abläufen, die sich wiederholen und klar beschreiben lassen – etwa Rechnungsverarbeitung, Bestellabwicklung, Datenpflege oder Reporting. Besonders profitieren Betriebe mit 20 bis 500 Mitarbeitern, die mehrere Systeme parallel nutzen und Medienbrüche zwischen ihnen haben. Ob sich Automatisierung bei Ihnen lohnt, klären wir in einem kurzen Gespräch.

Eine erste Automatisierung ist oft nach zwei bis vier Wochen produktiv. Komplexere Vorhaben mit mehreren Systemen und Prozessen dauern entsprechend länger. Wir beginnen in der Regel mit einem Pilotprozess, liefern schnell ein sichtbares Ergebnis und erweitern dann schrittweise. Vor jedem Go-Live testen wir mit echten Daten und nehmen Nachjustierungen vor.

Die Kosten setzen sich aus einer einmaligen Einrichtung und einer laufenden Betriebspauschale zusammen. Die Höhe hängt von der Anzahl der Prozesse, der Komplexität der Systemanbindung und dem Automatisierungsgrad ab. Konkrete Preise nennen wir im individuellen Angebot, nachdem wir Ihre Prozesse erfasst haben. Das Erstgespräch zur Bedarfsanalyse ist kostenlos und unverbindlich.

Ja. Wir binden bestehende Systeme über Schnittstellen, APIs oder Datenbanken ein. Bei Standardsystemen wie ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware ist die Anbindung oft unkompliziert. Bei individuellen Systemen prüfen wir die Möglichkeiten in einem technischen Assessment. Die Automatisierung wird so in die IT eingebettet, die Ihr Team bereits nutzt.

Diese Leistung kombinieren mit

OptiAI-Leistungen lassen sich einzeln oder kombiniert einsetzen. Wer mehrere Bereiche nutzt, profitiert von Synergieeffekten bei Aufwand und Kosten. Eine Übersicht aller Leistungen finden Sie auf der Seite aller OptiAI-Leistungen für Unternehmen.

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Prozesse automatisieren – anfragen

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