KI-Telefonassistent für automatisierte Anrufannahme
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, versteht gesprochene Anliegen in natürlicher Sprache, beantwortet häufige Fragen und bucht Termine direkt in Ihrem Kalender. Er arbeitet rund um die Uhr und leitet komplexe Anliegen an Ihre Mitarbeiter weiter. OptiAI richtet den Assistenten für Unternehmen in Wien und im gesamten DACH-Raum ein und bindet ihn an Ihre bestehenden Systeme an.
Was ein KI-Telefonassistent leistet
Der KI-Telefonassistent übernimmt die Aufgaben, die bei der Telefonie am meisten Zeit binden: Anrufannahme, Auskunft, Terminierung und Weiterleitung. Er versteht dabei natürliche Sprache statt starrer Menüführung und führt ein echtes Gespräch mit dem Anrufer.
Automatisierte Anrufannahme
Der Assistent nimmt jeden eingehenden Anruf sofort entgegen – auch außerhalb der Geschäftszeiten und bei besetzten Leitungen. Kein Anrufer bekommt ein Besetztzeichen oder landet in der Warteschleife.
Verstehen natürlicher Sprache
Die KI versteht gesprochene Anliegen in natürlicher Sprache, nicht nur feste Menüpunkte. Anrufer können ihr Anliegen frei formulieren, der Assistent erfasst den Inhalt und reagiert passend.
Direkte Terminbuchung
Der Assistent prüft freie Termine in Ihrem Kalender, bucht direkt und bestätigt den Termin gegenüber dem Anrufer. Terminkonflikte und Doppelbuchungen werden vermieden.
Anfragenbearbeitung und Weiterleitung
Häufige Anfragen – Öffnungszeiten, Statusabfragen, Produktauskünfte – beantwortet der Assistent selbst. Komplexe Anliegen leitet er mit Notiz an den zuständigen Mitarbeiter weiter.
Die KI-Anrufannahme ist dabei nicht auf eine feste Skriptfolge angewiesen. Anrufer können ihr Anliegen frei formulieren, der Assistent erfasst den Inhalt und reagiert passend. Das macht den Ablauf für den Anrufer natürlicher als ein Sprachmenü und senkt die Hürde, das Anliegen zu nennen. Wer den Assistenten mit weiteren automatisierten Abläufen kombinieren möchte, findet auf der Seite zur Prozessautomatisierung für wiederkehrende Geschäftsabläufe weitere Ansätze.
Für wen sich ein KI-Telefonassistent eignet
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich, wenn ein erheblicher Teil der eingehenden Anrufe aus wiederkehrenden Standardanfragen besteht und die Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten ein Thema ist. Konkret betrifft das:
Hohes Telefonvolumen außerhalb der Geschäftszeiten
Wer Anrufe vor allem nach 18 Uhr, am Wochenende oder in Stoßzeiten bekommt und diese derzeit verliert, schließt mit dem Assistenten diese Lücken.
Wiederkehrende Standardanfragen
Wenn ein großer Teil der Anrufe aus Terminanfragen, Auskünften oder Statusabfragen besteht, übernimmt der Assistent diese Aufgaben. Ihre Mitarbeiter bleiben frei für anspruchsvolle Themen.
Typische Branchen sind Arztpraxen und Gesundheitseinrichtungen, die Termine telefonisch vergeben, Handwerksbetriebe mit hohem Anrufaufkommen im Felddienst, sowie Dienstleister im B2B-Bereich, die Anfragen entgegennehmen und qualifizieren müssen. Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern und sehr geringem Telefonvolumen profitieren in der Regel nicht ausreichend. Ob eine Einführung in Ihrem Fall sinnvoll ist, klären wir in einem kurzen Gespräch.
Wie die Einführung abläuft
Die Einführung eines KI-Telefonassistenten folgt vier Phasen. Eine Standardimplementierung dauert vier bis sechs Wochen.
Bedarfsanalyse
Wir erfassen Ihr Anrufvolumen, die häufigsten Anliegen und die Systeme, an die der Assistent angebunden werden soll. Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.
Konfiguration und Training
Wir richten die Anrufannahme ein, hinterlegen Ihre Antworten und trainieren die KI auf Ihre Anliegen. Die Sprachausgabe wird an Ihre Unternehmensstimme angepasst.
Anbindung und Test
Der Assistent wird an Ihre Terminkalender und Systeme angebunden. Vor dem Go-Live testen wir mit echten Anrufen und nehmen Nachjustierungen vor.
Go-Live und laufende Optimierung
Nach dem Go-Live überwachen wir die Anrufprotokolle, werten häufige Anliegen aus und passen die Antworten an. Sie erhalten monatlich eine Auswertung der Anrufe und Termine.
Was ein KI-Telefonassistent kostet
Die Kosten für einen KI-Telefonassistenten setzen sich aus zwei Bestandteilen zusammen: einer einmaligen Einrichtung für Konfiguration, Training und Anbindung, und einer laufenden Betriebspauschale für Hosting, Wartung und Optimierung.
Die Höhe der Einrichtung richtet sich nach der Anzahl der Anliegen, die der Assistent bearbeiten soll, und dem Aufwand der Systemanbindung. Die laufende Pauschale orientiert sich am Anrufvolumen und der Anzahl der angebundenen Leitungen. Konkrete Preise nennen wir im individuellen Angebot, nachdem wir Ihr Volumen und Ihre Anforderungen erfasst haben.
Wenn Sie den Assistenten mit weiteren Leistungen kombinieren – etwa der Prozessautomatisierung und KI-Integration aus unserem Leistungsangebot – können sich Synergieeffekte bei den Kosten ergeben. Das Erstgespräch zur Bedarfsanalyse ist kostenlos und unverbindlich.
Abgrenzung zu klassischen Anrufbeantwortern und Callcentern
Der KI-Telefonassistent unterscheidet sich sowohl vom klassischen Anrufbeantworter als auch vom Callcenter. Die Abgrenzung hilft bei der Entscheidung, welche Lösung zum jeweiligen Anforderungsprofil passt.
Abgrenzung zum klassischen Anrufbeantworter
Ein Anrufbeantworter nimmt Anrufe auf und gibt eine feste Ansage wieder. Der Anrufer kann kein Anliegen hinterlassen, das verstanden und bearbeitet wird. Der KI-Telefonassistent führt ein Gespräch: Er erfasst das Anliegen in natürlicher Sprache, beantwortet Fragen, bucht Termine und leitet komplexe Fälle weiter. Der Anrufer muss nicht zurückrufen.
Abgrenzung zum Callcenter
Ein Callcenter setzt Mitarbeiter ein, die Anrufe annehmen. Das bedeutet Personal- und Infrastrukturkosten, Schichtplanung und variable Erreichbarkeit. Der KI-Telefonassistent ist rund um die Uhr verfügbar, ohne Unterbrechung, und skaliert mit dem Anrufvolumen – ohne zusätzliche Schichten. Er eignet sich für Standardanfragen; komplexe Beratungsgespräche bleiben bei Ihren Mitarbeitern.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die häufigsten Fragen zum KI-Telefonassistenten, zur Einführung und zu den Kosten.
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe automatisch entgegen, versteht gesprochene Anliegen in natürlicher Sprache, beantwortet häufige Fragen und bucht Termine. Er arbeitet rund um die Uhr und leitet komplexe Anliegen an Ihre Mitarbeiter weiter. Anders als ein klassischer Anrufbeantworter führt er ein echtes Gespräch mit dem Anrufer.
Der KI-Telefonassistent eignet sich für Unternehmen mit hohem Telefonvolumen, das überwiegend aus wiederkehrenden Anfragen besteht – etwa Terminanfragen, Auskünfte zu Öffnungszeiten oder Statusabfragen. Besonders praktisch ist er für Praxen, Handwerksbetriebe und Dienstleister mit 20 bis 500 Mitarbeitern, die außerhalb der Geschäftszeiten Anrufe verlieren.
Eine Standardimplementierung dauert vier bis sechs Wochen. In dieser Zeit konfigurieren wir die Anrufannahme, trainieren die KI auf Ihre Anliegen und binden den Assistenten an Ihre Terminkalender und Systeme an. Vor dem Go-Live testen wir mit echten Anrufen und nehmen Nachjustierungen vor.
Die Kosten setzen sich aus einer einmaligen Einrichtung und einer laufenden Betriebspauschale zusammen. Die Höhe hängt vom Anrufvolumen, der Anzahl der Anliegen und dem Integrationsaufwand ab. In einem kurzen Gespräch ermitteln wir Ihr Volumen und erstellen ein individuelles Angebot – das Erstgespräch ist kostenlos.
Ja. Wir binden den Assistenten an Ihre Terminkalender, CRM-Systeme und Kundendatenbanken an. Bei Standardsystemen wie Microsoft 365, Google Workspace oder gängigen CRM-Lösungen ist die Anbindung unkompliziert. Bei individuellen Systemen prüfen wir die Möglichkeiten in einem technischen Assessment.
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Zuletzt aktualisiert: 15. September 2026